Tabela Classificacao

Esta página descreve o modo como o sistema está estruturado para aplicar conceitos de Gestão Documental como temporalidade e destinação

Como funciona a estrutura do Siga-Doc para classificação documental

O Siga-Doc oferece recursos para a classificação de documentos segundo uma tabela de classificação. Essa tabela contempla os seguintes conceitos da Gestão Documental:

• o número de vias a serem produzidas do documento a receber a classificação em questão,
• a destinação final que cada uma dessas vias terá (guarda permanente, eliminação, etc)
• o tempo durante o qual cada uma delas terá de permanecer nos arquivos corrente e intermediário

O arquivo PCTT JF 2009 apresenta uma tabela de classificação como exemplo. Com base nessa estrutura é que foi produzida a tabela do Siga-Doc. Observando o conteúdo do arquivo, podem-se perceber algumas peculiaridades que é importante esclarecer para que se tenha o correto entendimento do funcionamento das rotinas do sistemas envolvidas com a classificação e a produção de vias. Seguem, portanto, algumas considerações.

A tabela de classificação

As linhas da arquivo que contém a PCTT não estão todas num mesmo nível. Elas variam quanto ao deslocamento em relação à margem esquerda. Isso significa que elas formam uma árvore. Pode-se fazer a leitura, por exemplo, da classificação "Licitação" como "ADMINISTRAÇÃO DE BENS, MATERIAIS E SERVIÇOS -> ACOMPANHAMENTO DE LICITAÇÕES E CONTRATAÇÕES -> ACOMPANHAMENTO DE LICITAÇÕES -> Licitação". Ou seja, a classificação escolhida precedida das classificações superiores sob cuja abrangência ela se encontra. Ao todo são 4 níveis.

Essa disposição em árvore se reflete na codificação (primeira coluna do arquivo PCTT). A codificação é formada por 4 partes separadas por ponto: assunto, classe, subclasse e atividade. Não por acaso, as 4 partes correspondem aos 4 níveis mencionados acima.

Quando uma classificação é intermediária, ou seja, é uma das superiores (isto é, contendo, embaixo de si, outras classificações) ela recebe, na sua codificação, o valor 00 para as partes correspondentes aos níveis inferiores, visto que não são definidos. Por exemplo, a classificação ACOMPANHAMENTO DE LICITAÇÕES E CONTRATAÇÕES (usada no exemplo acima) é de nível 2. Isso significa que são duas as classificações que definimos ao fazer a sua leitura ("ADMINISTRAÇÃO DE BENS, MATERIAIS E SERVIÇOS -> ACOMPANHAMENTO DE LICITAÇÕES E CONTRATAÇÕES"). De modo que ficam dois níveis abaixo em aberto. Isso repercute numa terminação 00.00 para a sua codificação.

Isso nos leva à conclusão de que o número de partes .00 na direita duma classificação é tanto maior quanto maior for o nível de abstração, de genericidade, da classificação.

As vias

Apenas as classificações de nível 4 podem ser atribuídas a documentos no Siga-Doc. Por isso é que as mais abstratas, como se vê na tabela do arquivo PCTT, não definem o número de vias que o documento deve ter, nem os outros atributos da tabela.

A tabela usada no exemplo define normalmente uma via para cada classificação não intermediária (que é a de nível 4, utilizável em documentos). Quando mais de uma é estabelecida (por exemplo, na classificação "Classificação de cargos e funções", 20.01.01.03), há uma linha para cada via. Isso corresponde ao seguinte: para cada registro da tabela EX_CLASSIFICACAO, há um ou mais registros na tabela EX_VIA. Cada um dos registros de EX_VIA, por sua vez, é que carrega a informação sobre destino, arquivo, destinação e observações.

A destinação final é gravada na tabela EX_VIA como uma chave estrangeira que referencia a tabela EX_TIPO_DESTINACAO. Para os tempos de arquivo intermediário e corrente, a referência é para a tabela EX_TEMPORALIDADE, onde ficam os valores "5 anos", "10 anos", etc

Outros detalhes

Quando um documento é eletrônico, apenas uma via é criada pelo sistema, independentemente do que a classificação atribuída a ele estabeleça. A via escolhida, nesse caso, é aquela cuja destinação é "Setor Competente". Atualmente, o código decide a via correta analisando a coluna que aponta para EX_TIPO_DESTINACAO e verificando nessa tabela a própria descrição da classificação. Por conseguinte, o código está inconvenientemente amarrado à tabela de exemplo. Não funcionará em uma tabela em que a descrição da destinação seja algo diferente de "Setor Competente". Fica como pendência a retirada dessa amarra.

Os critérios usados pelo sistema para considerar uma classificação como intermediária encontram-se codificados no método isIntermediaria(), da classe ExClassificacao

Formato da máscara

A partir da versão 2.8.0 o siga passou a ter a máscara configurável. Veja mais detalhes na página de versões do siga