Detta material har tagits fram av Västra Götalandsregionen (VGR) i samarbete med flertalet andra offentliga aktörer. Det är inte att betrakta som färdigt. Vi sprider sådan här information för att samverka med externa intressenter. Materialet går under licensen CC-BY-SA vilket bland annat medger vidareanvändning.
Nedan finner du en bruttolista av aktiviteter. De är formulerade som påståenden. Om du/ni instämmer i påståendet och känner igen er i behovet som dokumenterats i punkten sparar du undan aktiviteten.
När du gått igenom hela listan är det dags att prioritera in de viktigaste under “Våra aktiviteter - år 1”, tänk på att det ska vara realistiskt att hinna genomföra aktiviteterna. De aktiviteter som inte får plats på år 1 lägger du under år 2 och så vidare.
Klistra in valda aktiviteter, lägg till ansvarig, eventuell kostnad och vilket kvartal aktiviteten förväntas vara utförd.
Exempel:
x. Vi har behov av att…..
Beskrivningstext.
Ansvarig för punkten: Namn Namnsson
Kostnad: Enbart arbetstid
Svarar mot verksamhetsmål: Underlätta för nyanställda att komma igång.
Förväntas vara färdigt: Q3, år 1
Klistra in valda aktiviteter, lägg till ansvarig och vilket kvartal aktiviteten förväntas vara utförd.
Klistra in valda aktiviteter, lägg till ansvarig och vilket kvartal aktiviteten förväntas vara utförd.
Klistra in valda aktiviteter, lägg till ansvarig och vilket kvartal aktiviteten förväntas vara utförd.
En utsedd sökredaktör är den som ser sökfunktionen som sin webbplats, hen vurmar och vårdar dess innehåll. Sökredaktören fungerar troligen som ambassadör gentemot resten av organisationen.
Sökredaktören har troligtvis primärt en kommunikativ bakgrund, möjligen med kompetens inom informationsarkitektur eller användbarhet. Troligen behöver sökredaktören jobba inom verksamheten snarare än IT för att inte ge sken av att sökfunktionen är ett verktyg med IT som avsändare.
Bland arbetsuppgifterna finns att förbättra viktigt materials sökbarhet (bearbeta dess metadata exempelvis), bistå med råd till kommunikatörer, handha eventuell keymatches/fullträffar och kontinuerligt jobba med kopplingar till eventuella externa system med masterdata/referensdata.
2. Vi behöver förstå vad användarna söker efter och hur de söker, det vill säga kunna göra sökanalys
Dels går denna aktivitet ut på att se över sökanalysarbetet (se mer info i Appendix) men också att se om det ens finns något att visa upp som matchar ställd sökfras.
I slutänden blir sökanalys-arbetet proaktivt, exempelvis genom att meddela skapare av information när innehåll de skapar riskerar att inte bli särskilt sökbar på grund av SEO-faktorer.
Under denna aktivitetet tittas det på faktorer som om sökanalys kan göras på segmenterade grupper var och en för sig, såsom; externa sökare, om användaren befann sig i ett scope, etc.
Utvärdera produktifierade systemstöd för sökanalys. Går det att hitta en standardprodukt för detta, eller behövs annat arbetssätt som är lättare för noviser att använda/omsätta till kunskap.
3. Borde inte sökfunktionen kunna ge svar på frågor ibland - inte bara tala om vad som eventuellt är relevant?
Komplettera den relevansstyrda listan av träffar på ställd sökfras med verifierade fakta - kanske kan man tänka kunskapsstyrning.
Allt fler digitala tjänster baseras på sökteknik bakom kulisserna. Bland annat Siri i mobila Apple-enheten, Google Now ger lokala och kontextuellt stöd i mobilen, Wolfram Alpha utnyttjar en strukturerad datakälla för att servera fakta relaterat till en sökfras och Googles Knowledge Graph ger en överblick (i högermarginalen vid sökning på en skrivbordsdator) över verifierade resurser som har med sökfrasen att göra.
Erbjuda funktionalitet som inspirerats av ovan exempel och stämts av med användare från verksamheten, men möjligen fokusera på avancerade sökalternativ först. En simpel början är att kunna söka upp definitionen av de termer verksamheten använder sig av (likt define: term). Att etablera en avancerad söksyntax med andra ord och erbjuda en guide till de som vill utforska dessa möjligheter. Utöver att användningen av dessa möjligheter behöver följas upp är det förstås meningslöst som initiativ om det inte marknadsförs eller förankras i verksamheten. Börja med något väl avgränsat och ofarligt men var beredd på ett långsiktigt jobb.
Går det att få till en vettig relevansmodell när dokument, webbsidor och andra typer av filer har så olika förutsättningar till metadata-märkning.
Bland annat kan man fundera på “side-car files”, likt vissa DAM-system som följer XMP-standarden, för bilder, dokument och andra resurser som inte i sig självt är kompetent på egen metadata eller ens kan innehålla sökbar text. Var hamnar dessa filer och vem äger dem?
Man behöver kolla alla sorters filer. Hur bra fungerar bildsök och videosök idag? Blanda in det i den vanliga träfflistan och rankas det tillförlitligt?
De externa platser där organisationen bidrar med innehåll kan behöva vara sökbara i den egna sökfunktionen. Exempel på källor är publikt tillgängliga sociala medier såsom Twitter, Instagram, eller videoklipp på tjänster som Youtube mfl.
- Skulle detta hjälpa till med informationsbehovet att internt producerad information kan snappas upp av anställda på externa tjänster?
- Vettigt för intern omvärldsbevakning - eller måste man använda Google för att se arbetsgivarens publikt tillgängliga anlete?
Jobba med register över "aktiveringsord". Exempelvis en sökning på blodgivning på externa sökfunktionen kanske bör boosta källan geblod.nu?
Går detta att automatisera eller göras hanterbar i större skala över längre tid?
Behöver det göras en intern marknadsföringskampanj som förklarar poängen med att ange en minimi-nivå av metadata och hur man går tillväga? "Därför är det ditt fel att sök suger... :)"
Som en del i detta arbete är det nog värt att inventera om innehållsproducenterna vet om hur de ska metadata-märka sin information. Baserat på det kan man göra sin internmarknadsföring.
Är det enkelt att göra rätt i dokumenthanteringssystemet? Bör relevansen vara relativ efter respektive systems motsträvighet till att hjälpa användaren metadata-märka dvs ska ett nyckelord i ett jobbigt system vara mer värt än ett i ett system där det är simpel?
Hur blir metadatas kvalitet om en användare tvingas fylla i? Verifiera hur bra den är?
Många frågetecken i detta arbete, men en tydlig sak är att detta är en förändring som troligen påverkar verksamheten i en större omfattning än man först tror - därför är nog varken IT eller systemförvaltaren den givna parten att driva arbetet. Någon som jobbar långsiktigt med informatik och terminologi behöver ha inflytande över denna aktivitet.
Denna aktivitet fokuserar på hur ska man jobba med de scope (avgränsande organisatoriska filter). Ett förslag kan vara att helt ta bort scope, ett annat att baserat på första träffens relevans matcha mot träffar utanför scope.
Finns scopes på grund av ett organisatoriskt avsändarperspektiv?
Sätt att göra det tydligare vad en sökning inom ett scope innebär för användaren är att skriva ut det i klartext i sökfunktionen, exempelvis:
"Du söker nu enbart inom din organisatoriska enhet. Klicka här för att utvidga din sökning till hela organisationen >>".
Utöver det kan man fundera på att i sökresultatet ha en varning för om man utanför scopet har ett, enligt sökmotorns relevansmodell, väsentligt mycket mer relevant träff/resultat än det som hör hemma inom scopet.
Här finns viss risk för territoriellt tänkande bland kommunikatörer på olika nivåer i organisationen, om dessa upplevda behov går att verifiera objektivt finns många fler nivåer av kompromisser än att man antingen söker enbart inom ett filter eller att inget får ha ett inledande filter.
Allt nedan är att använda extra funktioner i sökfunktionen för att den ska upplevas som smartare. Det finns ingen anledning att ta alla funktioner samtidigt, utvärdera snarare en och en för att se om de bidrar med något meningsfullt.
Frassökning går ut på att sökfunktionen drar nytta av när sökfrasen består av mer än ett ord. Exempel på det kan vara att sökfunktionen förstår att ett förnamn följt av ett efternamn faktiskt är två sökord som troligtvis hör ihop - att man söker efter en specifik person.
Närhetssökning handlar om att förstärka träffar där orden i sökfrasen befinner sig nära varandra i dokumentet (förutsatt att sökfrasen innehåller flera ord). Exempelvis sökfrasen löneutbetalningsdagar 2015 skulle i detta fall ett dokument med exakt den titeln rankas högre än ett annat dokument där inte 2015 återfanns i närheten av ordet löneutbetalningsdagar.
Stoppord är de ord som antas vara meningslösa eller inte tillföra något för användarens upplevelse. Stoppord kan behöva kompletteras med nya, ibland finns stoppord som samtidigt är något verksamheten använder. Kan vara läge att sätta sig in i.
Synonymer kan behöva ha en ordnad hantering för att varje användare inte ska behöva själv fundera ut och söka på alla tänkbara synonymer för att hitta fram. Ett sätt att börja med synonymer är att leta upp en befintlig ordlista som har gott om för verksamheten användbara synonymer.
Sökordsförslag kan tolkas vara två olika ting, dels de förslag som dyker upp under tiden man formulerar sin sökfras men också de kompletteringar som kan ges ibland. Kompletteringar kan gå ut på att hjälpa användaren lägga till ett ord för att avgränsa sin sökning ytterligare men det kan också vara tips på vad andra brukar söka på inom samma ämne (kräver nog finkornig användning av vokabulär).
Rekommendationen kring keymatches (best bets, sponsrade träffar etc) är att ha så få som möjligt. Att något inte är sökbart betyder inte nödvändigtvis att det förtjänar en keymatch, kanske borde man istället:
- Jobba med materialet så det blir sökbart.
- Börja jobba med Master Data Management för att etablera verifierade kopplingar till väldigt viktiga digitala startpunkter.
- Fundera över Knowledge Graph om plats finns & relevans är hög nog.
Det som möter en användare måste idag fungera i en mobiltelefon och vara anpassat för pekskärm som inmatningsmetod. Det gäller alla webbaserade gränssnitt där sökfunktionen används.
För att börja reda upp detta kan man försöka nå harmoni med den övriga webbförvaltningen, ta till sig deras kravbilder kring tillgänglighet, digital identitet osv.
13. Det vore bra om personliga faktorer, såsom geografisk plats eller organisatorisk tillhörighet, påverkade en användares träfflista
Finns behov till ett personaliserat sök och vad är i så fall viktigast att fixa först? I arbetet med denna aktivitet behöver man hantera att användaren inte ska hamna i någon filterbubbla.
En förutsättning för detta är att veta lite mer om vem den sökande är. På extern webbplatssök (om man väljer att använda det även där) finns indikationer som geografisk plats och beteendedata, internt kan man ofta komplettera samma uppgifter med eventuell inloggning tillsammans med koppling till medarbetarregister.
Exempel på användningsområden är att relevansstyra interna jobbannonser så de kan riktas till rätt medarbetare. Vad som är "rätt" blir en mix av den information som finns tillgänglig både om den anställde och om utannonserad tjänst. Bland annat är det tänkbart att åtminstone yrkestitel, typ av anställning, geografisk plats bör ingå i övervägandet.
Aktiviteten går ut på att verksamheten ska komma fram till en lista med kvalifikationer som motiverar att man indexerar en informationskälla till sin sökfunktion, dessutom behöver en lista över diskvalifikationer och utmaningar tas fram. Dessa listor kan sedan användas som rättesnöre när en källa föreslås för indexering. Ska man strunta i indexering om källan innehåller personuppgifter, eller kanske bara säkerställa att dessa uppgifter inte kan råka indexeras?
Ett sätt att komma igång är att titta igenom de källor som redan indexerats, utvärdera de informationsmängder som är sökbart och diskutera hur det kommer sig att det ser ut som det gör.
Ett perspektiv man kan ta med är “data-discovery”, alltså hur man ska möjliggöra att användaren kan upptäcka data och källor denne inte visste om fanns och med andra ord inte hade letat upp på egen hand.
Ofta påbörjar man sin sökfunktions indexering/insamling genom att ha en crawler som letar sig fram genom informationssystem efter ett givet schema, och ibland indexeras databaser varje natt för att se om eventuella ändringar har inträffat.
Utvärdera en mix av indexeringsmetoder; realtidsindexering via push-teknik av prioriterade källor. Med hjälp av push-teknik kan systemet som indexeras istället höra av sig när innehåll har förändrats, det gör att ledtiden mellan innehålls förändring och när det slår igenom i sökfunktionen minskar drastiskt.
På den publika webben används strukturerad information flitigt av sökmotorer såsom Google för att visa kompletterande information såsom datum för en händelse, var något händer, vem som skapat innehållet etc.
Även internt kan denna typ av strukturerade arbete med metadata och korrekt uppmärkning ibland göras (via RDFa/Schema.org bland annat inbäddat i webbsidor, geografisk plats, skapare av innehållet etc).
I denna aktivitet kollar man igenom vilka behov som finns internt - vad som skulle ge störst nytta för minst ansträngning. Det kanske inte är rimligt att börja redigera all befintlig brödtext, snarare kan man titta över de mallstyrda informationsmängder man får i kalendrar, kontaktlistor etc.
###17. Vi vill ha mer insyn i vad effekten blir av förändringar i sökfunktionen
Jobba med testfall, helst som körs varje dag och larmar vid behov.
Det bör finnas en testkollektion/index som testfallen ska köras på!
Går det att förutse påverkan på sökresultat baserat på ett antal sökpersonas, 1000 vanligaste söktermerna eller liknande? Hur säkerställa att förändringar inte försämrar tidigare körda testfall, kan finnas en del att lära av continous integration (och allt annat som är etablerad best practice inom systemutveckling) och att testfallen körs dagligen för att lämna varning i god tid.
Att sök ska kunna ikläda sig användarens behörighet.
Utmaningar relaterat till detta är så kallad single sign-on, alltså hur sökmotorn ska veta vem den sökande användaren är och eventuellt "översätta" mellan sökanvändarens behörighet och vad källsystemet vet om den personen. Monokultur är i detta sammanhang en underlättande faktor.
19. Vi behöver mer transparens i vilken information som finns även fast man inte har behörighet till att se dess helhet?
Att få hjälp med vem man ska fråga för att få full åtkomst.
Riskerar (som mycket annat) att bli självförstärkande. Frågan är om man kan jobba med denna boost som en kvot baserat på hur den övriga träfflistan ser ut i respektive sökresultat?
Tyder ju på att det finns användning och om crawlern ska bli mer "demokratisk" och indexera det medarbetarna faktiskt tar del av så...
Vara ok för urlar likt .vgregion.se/ och frågan är om det går att peka ut externa på något automatiserat sätt? I annat fall kan man säkert via IT-organisationen med jämna mellanrum komma över en aktuell lista med vanligast besökta externa webbplatser och välja att indexera de som är betrodda.
Anledningen till varför man skulle vilja indexera externa källor kan vara något svag. Det som väger tyngst är nog att det inte är logiskt att arbetsgivarens sökmotor inte har räckvidd till merparten av det som gäller de anställdas sökbehov. Gränsdragningen är inte lika självklar för en som är tekniskt ointresserad som för vissa andra.
Översätta/synonymhantera användarens sökfraser?
Öppna data, länkade data
Folksonomi-hantering och vilka vokabulär kan stödja sök.
Schema.org
Semantik-punkter
Sysdev: Har knowledge Graph ett API?
Kontrollera och tvätta sin egen metadata den vägen
Verksamhetsdata, leverera analyser, beslusstöd, business intelligence.
När/hur får användaren reda på att denne bör bryta sig ur ett filter/facett, alternativt att denne kan minska bruset genom att använda ett särskilt filter/facett.
Ta bort keymatches pö om pö. Testkod som notifierar om en keymatch går att ta bort då relevant träff finns högt nog. Eventuellt hänga ihop med MDM/PIM-hantering
Utreda: Kontextuell boost i applikationssök. Lokal närhet kan vara att informationen kan anses finnas nära till hands.
För respektive yrkesgrupp, exempelvis att all vårdpersonal har en snabbsök direkt i Windows för att nå medicinska riktlinjer.
Bildexempel nedan från inbyggda sökfunktionen på Mac med Wolfram|Alpha-integration:
Visa när sök anser att användaren sökt på ett etablerat begrepp. Erbjuda sätt att återsöka på enbart materialet där begreppet är angivet medvetet, precist och inte i löpande brödtext?
Extra tydligt vid bland annat MeSH-termer och andra informationsmängder såsom medicinska riktlinjer.
29. Sökfunktionen borde bistå andra informationssystem, ge svar om material som skapas kommer att bli tillräckligt sökbart
Utreda: Metadata-kvalitetskontroll som tjänst till andra system. Då kan innehållsskapare få en förvarning om att hens material riskerar att inte bli sökbart.
Utreda: Intern användning av mikrodata/Schema.org
Utreda: I vilka applikationer och verksamhetsutvecklande scenarier kan sök bidra med nytta?
Utreda: Vilka objektiva kvalitetsmått (KPI:er) finns för sök att förhålla sig till
Vad avses med denna? Förvaltningsmodell?
Exempelvis booleiska operatorer (AND, OR, NOT) och andra sätt att få mer precisa resultat.
Exempelvis vore det intressant att kunna se vad andra inom ens egen yrkesgrupp söker efter, vad är vanliga sökningar inom den verksamhet man befinner sig, vad söker man efter inom den geografiska närheten man befinner sig i för stunden.
Integritetsproblem?
Ha ett sökbart arkiv? Man når detta genom ett aktivt val.
Exakt vad förväntar man sig se där för att det ska vara nyttig information? Kan den tas bort?
En grupp användare som nya funktioner, idéer och förändringar kan tests med, få återkoppling från och som i sin tur kan fånga upp användningskrav och synpunkter från verksamheten
Hur hanteras sökproblem idag? Via den vanliga helpdesken? Är supporten skild eller integrerad med helpdesk. Vem hanterar 1:a, 2:a och 3:e linjens support?
Var kan nyanställda hitta information om hur sök fungerar och vad de kan förvänta sig hitta där. Dvs vad är sökbart!
Genomför regelbundna användningstester och följ upp med
analys av användningsmönster.
Genomför regelbundet kvalitativa undersökningar av söknöjdheten.
Det finns nedanstående på plats (från Wikipedia) http://en.wikipedia.org/wiki/Terms_of_reference
- Vision, objectives, scope and deliverables (i.e. what has to be achieved)
- Stakeholders, roles and responsibilities (i.e. who will take part in it)
- Resource, financial and quality plans (i.e. how it will be achieved)
- Work breakdown structure and schedule (i.e. when it will be achieved)
They should include:
- Success factors/risks and restraints.
Vilka roller finns det? Vad är deras ansvarsområden? Finns det arbetsbeskrivningar? Hur mycket tid ska dessa avsätta? Se punkt 41.
Det finns en kanal/sätt för att informera om vad som händer med sök och hur sökfunktionen fungerar. Koppling till punkt 38.
Det finns avtal om upptid och vilken servicenivå (SLA. Service Level Agreement) som krävs av driften
Regelbunden uppföljning av indexeringen per källa. Görs den tillräckligt ofta? Indexeras allt? Indexeras alla relevanta källor. Se även punkt. 14
Prestanda krav är fasställda och följs upp regelbundet. T.ex. svarstider Se även punkt 45.
Sökfunktionen ska finnas på samma ställe på alla webbsidor (och system?).
Samma type-ahead, rättstavning osv. Dvs sökfunktionen har samma beteende överallt.
Det finns ett formulär på sökfunktionen/sökresultatsidan där användarna kan ge återkoppling på vad som fungerar/inte fungerar.
Hur väl stödjer sökfunktionen medarbetarnas behov av personsök? Saknas relationer mellan olika källor för att koppla individ med kompetens? Går det att kompletter, dvs vad ska vara sökbart.
Användare av sökmotorn borde kunna komplettera med uppgifter, särskilt när sökmotorn ger ett nollresultat och användaren själv kan sitta på lite information - exempelvis att söktermen är ett mobilnummer, som ringt upp en person vid ett datum, att det var ett säljsamtal.
Man bör från andra webbaserade system kunna få enklare sammanställningar från verktyget för sökanalys. Exempelvis att från webbredaktörssystem kunna ta del av enklare uppgifter som sökanalys-verktyget samlat in, som nollresultat (att innehåll saknas) och vad som är mest eftersökt, vilka söktrender som finns, etc.
För att kunna göra sökredaktionella synonymer och relationskopplingar för enkla ordlistor med synonymer och mer strukturerade relationer mellan olika resurser som sökmotorn känner till.
Associationsverktyget är en sökredaktionell motsvarighet till keymatches/bestbets, exempelvis för att kunna koppla ett visst begrepp till ett visst systems adress (som en genväg) eller för att manuellt knyta samman ett mötesprotokoll med dess videoinspelning.
Om ja så vilka krav är det som ställs? Dessa behöver dokumenteras, gärna som ett tjänsteutlåtande med förslag till beslut i lämplig nivå inom organisationen.
Exempel på punkter att ta med:
- Om det ska vara frivilligt att ha med sin informationskälla i sök (förutsatt att den efterfrågats av användare/behov finns).
- Vem som betalar för respektive källas inkluderande/förvaltande i sök.
- Att lokala eller enskilda initiativ kring sök inte ska betyda att man då “slipper” delta i det gemensamma. Exempelvis huruvida det ska vara valfritt att med avvikande söklösningar rapportera in statistik till verktyget för sökanalys.
- få bort dokument utan innehåll eller med extremt lite unikt innehåll
- kan sökredaktör få möjlighet att svartlista vissa dokument, och/eller regelstyra (riskabelt?)
- erbjuda sökgränssnitt på fler språk
- erbjuda gilla-knappar för att användare mer manuellt ska kunna rösta upp det som känns relevant
- indexera eventuell breadcrumb, dokuments interna relation/trädstruktur (hur ska det användas?)
- förhandsvisning, rent grafiskt, av dokument (word, ppt etc)
- samsöka mot Wikipedia (DbPedia)
Inspirationskällor: