如何从excel导入书目数据

前提：以具有“getbibliosummary,searchbiblio,getbiblioinfo”权限的账户进入dp2 内务系统

---

1.导入前的准备

1.1 准备待导入的excel读者数据文件。

要求文件中每条书目记录作为一行来表达；同时所导入的excel要确保为Excel 2007及以上版本，格式为.xlsx。

注：低版本的excel中的数据将无法导入。

一般情况下，书目信息至少应该包含：ISBN,题名，第一作者，出版社，出版地，出版时间，分类号，价格，页数，尺寸。以便系统区分。

由于导入的过程中系统不会逐条显示excel中的数据，所以导入前需要在excel中确认这些数据无误。并且确保excel中不含有书目记录以外的其他文字(如果含有，需要在excel中删除，因为所有excel中的内容将被导入系统)。同时，在关闭excel之前要把鼠标焦点放到excel中内容的最后一格，这样才不好导入后面的空白信息。

1.2 准备导入方案。

在dp2内务里，点击【文件】菜单－【统计方案管理[框架窗窗口]】，打开【方案管理】窗。打开之后，可以看到系统中现有的方案。

最新更新的“从excel导入书目数据”方案增加了将查重的标记在excel中的功能，用户需要安装最新的方案。

在【方案管理】窗里先删除原有的“从excel导入书目数据”方案（如果有的话），再在任意空白处单击鼠标右键，从右键菜单里选择【从dp2003.com安装方案】选项，系统弹出【请指定要安装的方案】对话框，从中勾选“从excel导入书目数据”，点击【确定】按钮。系统安装方案。

方案确认安装完毕之后，点击【关闭】按钮，关闭【请指定要安装的方案】对话框。

---

2.装入excel书目数据：

点击内务【文件】菜单－【执行统计方案】-系统跳出【指定方案名】对话框。用户可以从这个对话框里看到“从excel导入书目数据”方案。选择这个方案-点击【确定】-系统弹出【增加查重后在excel中标记重复记录功能】对话框，点击【确定】，进入【导入书目数据】界面。

在【导入书目数据】界面，点击工具条下方的【打开】按钮，系统弹出【选择excel文件】对话框，用户浏览到需导的Excel文件后，点击【打开】，excel文件中的数据显示到【导入书目数据】的浏览区域，系统提示【共载入10条记录，供预览设置列标题】。意思是系统只会在浏览区显示excel当中前10条记录，10条以后的不显示。

因为导入的书目数据很多的时候，系统载入需要花费相当长的时间。为了避免这种情况，系统只载入前10条记录。实际导入时会将excel中的内容全部逐条导入。

用户点击【确定】之后，设置书目记录各栏位标题。

第一行是dp2系统默认的数据中对应的字段名，下面是excel里的内容。

如果Excel文件列的顺序并不符合默认的顺序，必须对这些列标题名称进行调整，否则导入的书目数据中信息就不能对应字段，数据完全无意义。

在列标题上，单击鼠标右键，从右键菜单里选择与待导入的数据列对应的标题名，点击【确定】。确认要执行调整后，可以看到待导入的数据列与列标题名正确对应。如此反复操作直到所有列的标题与内容相对应。

然后移除不需要的导入数据行。如果excel中第一行并不是一条真正的书目数据，需要先选中这一行，然后单击鼠标右键，从右键菜单里选择【移除选中的1行】，这时，这一行就被移除掉了。

前10行的数据如果有不需要导入的，可以先选中后右击，从右键菜单里选择【移除选中的…行】命令来删除。

由于界面无法显示excel中所有数据，前10行以后如果有不需要导入的，用户须要事先在excel中删除

以上标题设置好后，还须要根据实际情况设置书目marc格式以及导入的目标库名称（目前方案只支持unimarc格式）。

此处须要注意，所导入的书目记录格式与目标库的书目记录格式要一致。

系统会自动对此批导入的书目设置一个批次号，用户可以在【批次号】文本框里面进行修改。批次号很重要，建议一定要设置，以便后续可以根据批次号进行查询或其他处理。

3.设置查重

如果书目是导入到正式库，须要设置查重。用户先勾选【查重】选项。勾选后，【查重】下方的其他选项显示为可用状态。

用户先根据需要选择查重方案，点击【查重方案】文本框下拉列表，从中进行选择。（查重方案需要事先配置，具体配置方法见文档如何配置查重方案

如果此处勾选了【查重】而不选择查重方案，将会无法导入

然后根据需要选择如何导入。

【重复记录不导入，在excel中】，意思是指重复记录不导入，结束后，系统会将确定重复的记录在excel中用颜色标记。

【重复记录不导入，输入到marc文件】，意思是指重复记录不导入，结束后，系统会将确定重复的记录保存到指定的iso文件。

【重复记录导入，并标记“重”状态998$s】，指如果所导入的库没有配置查重空间，虽然查重了，但重复记录也可以导入，导入时系统会自动为这些重复记录的998字段标记“重”。

---

4.导入

以上都设置好后，点击【开始导入】按钮。

如果书目是导入外源库或临时库，可以不查重（也不用设置查重空间）。此处不勾选【查重】选项，直接点击【开始导入】按钮。

系统开始导入，界面左下方的进度条显示了导入的进度。如果用到了查重方案，系统会弹出【查重】界面。发现重复记录时，弹出对话框提示【导入过程发现错误，有*条重复】，点击【确定】，出现【导入完成】对话框，提示导入条数和重复条数。点击【确定】。

导入完成后，用户可以通过【书目查询窗】用批次号去检索查询此批导入的记录。