- A PuffManager egy webalapú projektmenedzsment rendszer, amely az ügyfelek és vágók közötti együttműködést segíti.
- A cél a kommunikáció egyszerűsítése, az átlátható munkaszervezés és a gyors visszajelzések biztosítása.
- A rendszer egyaránt kiszolgálja az ügyfeleket és a szerkesztői csapatot, külön felhasználói szerepkörökkel.
- Az alkalmazás modern, reszponzív felülettel rendelkezik, amely asztali és mobil eszközökön is jól használható.
- A projektmenedzsment alapja egy Kanban-tábla, ahol vizuálisan követhető a munkafolyamat állapota.
- A fejlesztés célja, hogy a jelenlegi manuális folyamatokat digitálisan, automatizáltan támogassa.
- Jelenleg az ügyfelek és vágók közötti kommunikáció e-mailben vagy üzenetküldő alkalmazásokban zajlik.
- A projektek státuszának követése nehézkes, az információk szétszórtan, több platformon érhetők el.
- Nincs egységes rendszer a feladatok feltöltésére, nyomon követésére és dokumentálására.
- Az adminisztráció manuálisan történik, ami időigényes és hibalehetőségekkel teli folyamat.
- Az ügyfelek gyakran nincsenek naprakész információ birtokában a projektjeik előrehaladásáról.
- A kommunikációs hiányosságok miatt gyakran előfordulnak félreértések és késések a projektek során.
- A PuffManager lehetővé teszi a bejelentkezést ügyfél és vágó szerepkörben.
- Az ügyfelek projektfeltöltő űrlapon keresztül adhatják meg a munkához tartozó adatokat és fájlokat.
- Az admin teamekbe szervezi az ügyfeleket és projektjeiket, így átlátható struktúra alakul ki.
- A Kanban board segítségével minden felhasználó valós időben láthatja a feladatok státuszát.
- A rendszer automatikus értesítéseket küld minden módosításról az érintett ügyfeleknek.
- Minden projekt rendelkezik egy külön chat thread-del, ahol az ügyfél és a vágó közvetlenül kommunikálhat.
- A beszélgetések archiválódnak, így később is visszakereshetők.
- A felület intuitív, letisztult, és a gyors együttműködést támogatja.
- A cél egy átlátható, hatékony és központi platform kialakítása az egész munkafolyamat számára.
Az ügyfelek jelenleg e-mailben vagy közösségi üzenetküldő alkalmazásokon keresztül küldik el a nyersanyagokat és a vágási instrukciókat.
A vágók ezeket manuálisan rendszerezik, gyakran külön mappákban és táblázatokban tartják nyilván a projekteket.
Az adminisztrátorok e-mailben osztják ki a feladatokat a vágók között, ami nehezen követhető.
A projektek státuszának frissítése nem egységes módon történik, így gyakran hiányzik a naprakész információ.
A kommunikáció nem központosított, emiatt az üzenetek, fájlok és megjegyzések több helyen is elveszhetnek.
A határidők betartása nehézkes, mert nincs automatikus értesítés vagy figyelmeztető rendszer.
Az adminisztrátor manuálisan készít jelentéseket és kimutatásokat a folyamatokról.
A hibakezelés (pl. hiányzó fájlok, félreértett instrukciók) jellemzően személyes egyeztetéssel történik.
Nincs lehetőség valós idejű státuszfrissítésekre, így az ügyfelek gyakran bizonytalanok a projekt állapotát illetően.
A jelenlegi folyamat időigényes, széttagolt és hibalehetőségekkel teli.
A rendszernek automatizált és átlátható munkafolyamatot kell biztosítania az ügyfelek, vágók és adminok számára.
Az ügyfelek közvetlenül a felületen keresztül tölthetik fel a projekteket és fájlokat egy strukturált űrlapon.
A vágók azonnali értesítést kapnak az új vagy módosított projektekről.
Az admin feladata a projektek és teamek létrehozása, kiosztása, valamint az erőforrások kezelése.
A Kanban board valós időben tükrözi a projektek aktuális státuszát.
Az ügyfelek bármikor ellenőrizhetik saját projektjeik előrehaladását és kommunikálhatnak a vágóval a chat modulban.
Minden státuszváltozás, üzenet vagy feltöltés automatikus értesítést generál az érintettek számára.
A rendszer naplózza a felhasználói tevékenységeket, így visszakövethető minden módosítás.
Az adminok automatikus riportokat exportálhatnak PDF vagy CSV formátumban.
A cél egy digitalizált, gyors és hibamentes projektmenedzsment-folyamat, amely minimális manuális beavatkozást igényel.
A rendszerhez csak regisztrált felhasználók férhetnek hozzá érvényes hitelesítéssel.
A felhasználók három szerepkörbe tartozhatnak: ügyfél, vágó, admin.
Minden szerepkör csak a saját adatait és feladatait érheti el.
Az adatbevitelek validációval történnek, hibás adat esetén a rendszer visszajelzést ad.
Minden projekt egyedi azonosítóval kerül tárolásra az adatbázisban.
A fájlokhoz metaadatok társulnak (feltöltő, formátum, méret, időpont).
Az üzenetküldések és státuszváltozások valós időben történnek WebSocket technológiával.
Az admin módosíthatja a rendszerben tárolt adatokat, de minden változás naplózásra kerül.
A rendszer automatikusan kijelentkezteti az inaktív felhasználókat biztonsági okokból.
Az adatmentés napi szinten történik, és visszaállítható hiba esetén.
A jelszavak titkosítva kerülnek tárolásra, megfelelve a GDPR előírásainak.
A fájlfeltöltések korlátozott méretűek és ellenőrzésen esnek át.
A Kanban board státuszai előre definiáltak, módosításukat csak a vágók és adminok végezhetik.
A rendszer minden frissítése aszinkron módon, oldal-újratöltés nélkül történik.
A hozzáférések naplózottak, és auditálhatók szükség esetén.
Az adminisztrátorok kizárólag biztonságos bejelentkezés után hajthatnak végre módosításokat.
A rendszer teljesítménye skálázható, hogy több felhasználót is kiszolgáljon egyidejűleg.
Az értesítések nem zavarhatják a felhasználói munkafolyamatot, de biztosítják a naprakész tájékoztatást.
A felhasználók adatainak biztonsága és a rendszer megbízhatósága elsődleges követelmény.
A rendszerrel szemben az alábbi főbb követelmények kerülnek meghatározásra:
- A felhasználók számára biztosított legyen a projektek egyszerű feltöltése, kezelése és nyomon követése.
- A rendszer támogassa a különböző szerepköröket (ügyfél, vágó, admin), megfelelő jogosultságkezeléssel.
- Az ügyfelek online űrlapon keresztül adhassanak le új projekteket, és tölthessék fel a szükséges fájlokat.
- A rendszer automatikusan rendelje a projekteket a megfelelő vágókhoz és teamekhez, az admin beavatkozása nélkül.
- A projektek előre definiált státuszokon (pl. „Új”, „Folyamatban”, „Jóváhagyás alatt”, „Kész”) haladjanak végig, a változások valós időben jelenjenek meg a Kanban boardon.
- Az ügyfelek és vágók között biztosított legyen a közvetlen kommunikáció a projekt saját chatfelületén.
- A rendszer automatikus értesítéseket küldjön minden fontos eseményről (új projekt, státuszváltás, új üzenet, fájlfeltöltés).
- Minden felhasználó rendelkezzen saját fiókkal, ahol megtekintheti projektjeit, üzeneteit és a hozzá kapcsolódó információkat.
- Az adatbevitel során a rendszer végezzen validációt, és hibás adatok esetén adjon visszajelzést.
- A felhasználói tevékenységek (státuszváltás, fájlfeltöltés, üzenetküldés stb.) naplózásra kerüljenek, visszakövethető módon.
- A rendszer automatikusan generáljon összefoglaló riportokat (pl. projektek száma, státuszok, teamek teljesítménye), melyek letölthetők és áttekinthető formátumban elérhetők.
- Az alkalmazás legyen reszponzív, biztonságos, gyors és skálázható, hogy egyszerre több felhasználót is kiszolgáljon.
- A platform megbízhatóan működjön, könnyen kezelhető legyen, és támogassa a későbbi fejlesztéseket, bővítéseket.
- Ügyfél bejelentkezik a rendszerbe.
- Új projektet hoz létre, megadja a szükséges adatokat (cím, leírás, határidő) és feltölti a fájlokat.
- A rendszer értesíti az admint, hogy új projekt érkezett.
- Az app autómatikusan hozzárendeli a projektet egy vágóhoz és teamhez.
- Vágó értesítést kap, majd megkezdi a munkát.
- A projekt státusza automatikusan frissül a Kanban boardon („Folyamatban”).
- Kommunikáció zajlik az ügyfél és a vágó között a chatben.
- A vágó feltölti a kész verziót és státuszt vált („Jóváhagyás alatt”).
- Ügyfél megtekinti és visszajelez.
- Ha jóváhagyás történik → státusz „Kész”.
| Fogalom | Jelentés |
|---|---|
| Ügyfél | Az a felhasználó, aki megrendeléseket ad le és feltölti a vágáshoz szükséges anyagokat. |
| Vágó | Az a felhasználó, aki a kapott projektek feldolgozását, vágását és feltöltését végzi. |
| Admin | A rendszer felügyelője, aki kezeli a felhasználókat, projekteket és teameket. |
| Projekt | Egy konkrét megrendelés, amely tartalmazza a szükséges fájlokat, leírást, státuszt és kommunikációt. |
| Kanban board | Vizuális tábla, amely a projektek státuszait oszlopokban jeleníti meg. |
| Chat modul | A projektekhez tartozó kommunikációs felület az ügyfél és a vágó között. |
| Team | Az admin által létrehozott csoport, amely ügyfeleket és vágókat kapcsol össze. |
| Státusz | A projekt aktuális állapota a munkafolyamatban. |
| Értesítés | Automatikus üzenet, amely a felhasználót informálja egy változásról. |
| Riport | Az admin által generált kimutatás a projektek, felhasználók vagy státuszok adatairól. |
| Naplózás | A rendszerben végzett tevékenységek rögzítése (felhasználói akciók, módosítások). |