录屏文字:期刊验收-创建期格/请审阅

[Hopeshine]

期刊操作-增全期格

大家好，今天我们开始学习期刊操作的记到部分。
记到部分分为两节内容：第一节增全期格，第二节记到。本节我们只讲增全期格
。
点击常用窗口-种册窗，进入种册窗界面。首先利用种册窗第一行的检索面板检索出需要的期刊记录。我们以中文期刊为例，以题名为检索途径，匹配方式设置为精确一致，检索词输入框里输入“车主之友”，点击“检索”按钮，发起检索。

系统检索到需要的记录后，装入该记录的书目。我们确认好这就是需要记到的书目。

在种册窗的下半部分，点击“期”，进入期属性页。现在期属性页里面是空白的。我们在空白处单击鼠标右键，调出右键菜单，选择“记到”命令，跳到记到对话框。

在记到对话框里，开始时只看到一个名为“自由”的期格子，蓝色区域是创建期格的区域。我们在记到区域单击鼠标右键，从右键菜单里选择期下面的“新增【后插】”命令或“增全【后插】”命令来增加期格。

因为我们是首次在这里创建期格，系统弹出“请指定首期的特征”对话框。

在这个对话框里，需要指首期的出版时间。这个出版时间是指这一批记到的首期的名义出版时间，需要根据期刊上面的信息来设置。注意这里为8个字符，要设置到日。出版时间必须设置，并且同一种期刊每期的出版时间必须是唯一的，不同期格之间出版时间不能重复。

接下来设置期号，即当年的期号。一般期刊每年都会从1开始编号。如果是本年的第一期，这里填写1.期号不允许空缺。如果不填写将无法区分验收的是哪一期。

总期号，指从创刊以来的连续编号。比如期刊已经创建十几年了，期号已经编到几百号或者几千号都有可能。这个信息要从期刊上去找。如果没有，可以空缺。

卷号，一般情况下期刊的卷号是一年一卷，从创刊那一年开始每年增加1卷。当年内所有期的卷号都是相同的。这个信息要从期刊上去找。如果没有，可以空缺。

以上都填好后，点击确定按钮，系统新增了1行格子。这样的一行也被称作“期行”。

第一个格子为黑色，上面显示2018，1，20180101，0/15，左下方有一组花括号. 这是一个期格，表示这是2018年的第一期，出版时间2018.1.1，总共有15册需要验收。

期格右边的格子代表册，一格一册，便于后面进行记到操作。
系统依次根据订购记录以订购组的形式显示了每册的情况。一组花括号括住的册格为一个订购组，背景为？的格子代表尚未到达的册。本次期格示范对应的订购记录的详细情况，大家可以到期刊操作视频教材--创建订购记录部分详细了解。

在记到对话框里我们看到：使用本馆经费通过邮局购买的有三册，单价是CNY10; 使用专项拨款通过邮局购买的有4册，单价是CNY10; 使用专项拨款通过新华书店购买的有5册，单价是CNY9.5; 使用专项拨款通过新华书店购买的有3册，单价是CNY9.8。

我们继续在记到区域点击鼠标右键，从右键菜单里选择期下面的“新增【后插】”命令来增加期格。这次系统跳出“期信息”对话框，可以看到期信息对话框已经根据首期信息的设置进行了类比设置，出版时间和期号都与新增这一期对应。

我们点击“确定”，系统新增一行期格。同样的，第一个格子为期格，表明这是2018年第二期，出版时间2018.2.1，总共有15册需要验收。

与上一行一样，第二期的期格右边的格子代表第二期需要验收的册，一格一册。系统依次根据原始订购记录显示了每册的情况。

如果某些期格的信息需要修改，可以在需要修改的期格上单击鼠标右键，从右键菜单里选择期下面的“修改”命令，在跳出的期信息对话框里面去修改；也可以在需要修改的期格上直接双击，也可以跳出期信息对话框。

如果想要删除某些创建好的期格，可以在需要删除的期格上单击鼠标右键，从右键菜单里选择期下面的“删除”，删除期格的同时，相关的册格也会一并删除掉。

我们继续在记到区域点击鼠标右键，增加期行。可以使用“增全（后插）”命令一次性增全期格，覆盖整个订购时间范围。

需要的期行都建立好后，点击“确定”，关闭记到对话框，回到种册窗。

可以看到种册窗的期属性页里以黄色背景显示了刚才创建的期信息。状态栏都是空白的，期数依次为1，2，3…….。黄色背景表示这些信息还没有正式保存到系统当中。

点击“全部保存”，系统保存创建的期刊记录。正常显示为白底色。

至此，期刊记到的增全期格部分就完成了。

本节内容就介绍到这里。谢谢大家！

[DigitalPlatform]

最开始可以介绍一些背景知识，和上一个视频连接一下。在期刊图形界面上创建期格子，是属于传统图书馆业务的编目环节的操作。在记到之前准备好。传统图书馆一般使用一种带有格子的卡片，填写好标题等内容后，排入目录盒子待用。记到环节则是在这张卡片上据实填写所验收的期和册。内务的期刊图形界面模仿了传统图书馆的记到卡片的形态。

但有了软件以后，流程的概念灵活了一些。除了把创建期格子这个环节当作编目的一个部分外，其实也可以当作记到的一个前置环节。等到快记到的时候再创建这些期格子。归纳一下：

第一种方法，是编目，也就是创建了期刊书目记录并订购了期刊以后，就准备期格子；第二种方法，是订购了期刊以后不着急创建期格子，而是拖到当这种期刊这一年的第一期到来了，要记到的时候再创建期格子。

第一种方法的优点是，通常编目员权限很高，能对期库进行写操作，而记到的工作人员有可能是图书馆临时工，操作权限不够高，不能对期库进行写操作，这种情况下，编目员预先负责创建好期格子便于按照权限体系进行管理。而且编目员比临时工对某些复杂的刊期变化情况比较了解，能进行这类复杂的创建和调整。

第二种方法的优点是，当拿到期刊的某期以后创建期格子，格子的位置信息比较充分了；而在订购阶段就创建期格子，可能会创建得不够准确。

如果小型图书馆这两个角色合二为一，就没有上述那些缺点了。

在这个对话框里，需要指首期的出版时间。这个出版时间是指这一批记到的首期的名义出版时间，需要根据期刊上面的信息来设置。注意这里为8个字符，要设置到日。出版时间必须设置，并且同一种期刊每期的出版时间必须是唯一的，不同期格之间出版时间不能重复。

这里提供一些背景知识。增全情况下，当这个对话框首次出现的时候，软件自动给准备了一个类似“20170101?”的首期出版时间，加了一个问号，是故意让操作者在不修改的时候按“确定”按钮关闭不了对话框，因为对话框会报错说这个日期不合法。迫使操作者修改这个字符串，去掉里面的问号才能确定提交。

这里也介绍一下出版时间，出版时间实际上是“名义出版时间”，就是每一期的理论出版时间。和真实的出版时间可能有一点差异，但不是太要紧。如果从期刊上能找到明确的出版时间，就尽量按照这个明确的时间来填写，比如第一期是 1 月 10 号，就填写 20170110，这样软件会自动为后面的期设定出版时间 20170210 20170310 ... (假定这是月刊)。如果期刊上找不到这个信息，可以假定它是每个周期的第一天即可。

第一个格子为黑色，上面显示2018，1，20180101，0/15，左下方有一组花括号. 这是一个期格，表示这是2018年的第一期，出版时间2018.1.1，总共有15册需要验收。

现在图书馆购书经费紧张，一般期刊不可能购买 15 本复本，建议举例时候用一册或者两册复本的例子就可以了。

期刊尤其有特殊性：期刊在当年一般是散着在阅览室让读者阅览，不外借；一年过后，会装订成册。如果图书馆对一种期刊订购了两册，出于库房压力，可能会只装订其中一套(成为合订本)，另一套丢弃处理。所以份数订多了会造成浪费。

至于因为要示范多个渠道的订购和记到，会造成总复本数很多？这个问题。我也觉得有点矛盾。按理说详细介绍这些功能，多个渠道情况应该是很有必要纳入；但从初学者角度，这样示范会造成学习者一定压力，然而大部分单位用不上多渠道订购这样高级复杂的用法。怎么安排这里视频的分寸和难度，你们全面考虑吧。

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有些期刊在出版的过程中，会不规律出版一些增刊，或者把原本两期出版的合并为一期。这些情况，当利用上述第一种方式也就是订购以后就立刻创建期格子的方法，可能会无法预料这些情况，那么在记到的时候，很可能要先对期格子进行调整才能准确记到。这样就需要讲解一下：1）如何修改期格子的三种序号？2) 修改了其中一个期格子的序号以后，其后面的期格子的同类型序号是否要做顺延修改？

更复杂一点：如果已经记到了，即一个期格子右边已经有了册格子，那么我们修改了期格子的一些信息，这些册格子的信息是不是会发生变化？会发生哪些变化？

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既然讲到期格子的创建，我觉得适当的地方应该讲如何为每一期创建期刊封面图像。在记到图形界面里面有相关功能，只是用户手册里面没有介绍，因为这是个后来才增加的新功能。你尝试使用熟悉一下 @Hopeshine

[Hopeshine]

谢老师，您提出的这几点我想需要把整个期刊操作的文字过一遍后才能够确定。
这几天我先继续写后面的文字，写完一遍后我们再一起来看好吗？

[Hopeshine]

@renyh1013 任老师，根据之前与谢老师交流的结果，总结创建期格的文字大纲如下，请有空的时候帮忙看一下。谢谢！

期刊操作-创建期格

1. 大家好，今天我们开始学习期刊验收。（场景图：期刊验收下面分两步，创建期格和记到。创建期格处打勾，表明本节内容是创建期格）
   图书馆给书商发出订单，收到订购的期刊后，就可以开始验收流程。
2. 期刊验收分为两个步骤：第一步创建期格，第二步记到。本节我们只讲如何创建期格
3. 介绍何谓 创建期格，创建期格的时间
   4 .种册窗检索需要验收的期刊书目记录，观察订购记录。
   5 创建期格
   5.1在种册窗的下半部分，点击“期”，进入期属性页。
   5.2 进入记到界面
   5.3 增加期格
   5.3.1 创建第一个期格（介绍首期特征对话框。出版时间，期号，总期号，卷号）
   5.3.2 介绍期行（期格，订购组，册格）
   5.3.3 增加第二个期格
   5.3.4如何修改期信息
   5.3.5 如何删除期格
   5.3.6 增全期格
   5.3.7 增全后确定

6 增全期格后系统的变化
7 保存创建的期格
8 记到时如果发现收到的期刊与期格不符，需要根据实际情况修改期格

[renyh]

@Hopeshine 两点建议
1）5.3 关于创建期格，建议一开始讲最常用的增全期格，介绍首期参数，后面各期系统自动会类推。
2）关于新增期格，可以介绍增刊时讲；关于修改和删除期格，可以介绍合刊时讲。放在8小节里讲

另外发现4，5的序号层次与其它1，2，3不对应。

[Hopeshine]

@renyh1013
根据任老师的建议修改创建期格大纲：

期刊操作-创建期格

1. 图书馆给书商发出订单，收到订购的期刊后，就可以开始验收流程。
   （场景图：期刊验收下面分两步，创建期格和记到。创建期格处打勾，表明本节内容是创建期格）

2.期刊验收分为两个步骤：第一步创建期格，第二步记到。本节我们只讲如何创建期格
3.介绍何谓 创建期格，创建期格的时间
4 .种册窗检索需要验收的期刊书目记录，观察订购记录。

5 创建期格
5.1在种册窗的下半部分，点击“期”，进入期属性页。
5.2 进入记到界面
5.3 增全期格
5.3.1 介绍首期特征对话框。
5.3.2 增全期行
5.3.3 介绍期行（期格，订购组，册格）
5.3.4 如何修改期信息
5.3.5 增全后确定

6 增全期格后系统的变化
7 保存创建的期格

8 记到时如果发现收到的期刊与期格不符，需要根据实际情况修改期格
8.1赠刊时增加期格
8.2 合刊时删除期格

[renyh]

大纲没有问题了

[Hopeshine]

@DigitalPlatform @renyh1013
根据实际录制情况，修改创建期格文稿如下：

期刊操作-创建期格

大家好，本节我们学习如何创建期格。（场景图：期刊验收下面分两步，创建期格和记到。创建期格处打勾，表明本节内容是创建期格）
1 图书馆给书商发出订单，收到订购的期刊后，就可以开始验收流程。

2 期刊验收分为两个步骤：第一步创建期格，第二步记到。
创建期格是为后面的期刊记到做好数据准备。
本节我们只讲如何创建期格。

3.1 介绍何谓 创建期格
创建期格，属于传统图书馆业务编目环节的操作。传统图书馆在记到之前一般使用一种带有格子的卡片，填好标题等内容后，排入目录盒子待用。记到时在这张卡片上据实填写所验收的期和册。dp2内务的期刊图形界面正是模仿了传统图书馆记到卡片的形态。

3.2创建期格的时间
有些图书馆创建期格和记到是由两个人员来操作的。这时就需要考虑创建期格的时间。
可以在创建订购记录之后由具有编目权限的人员预先做好，也可以在收到订购期刊后准备记到时再来创建。
前一种方式便于按照权限进行系统管理，但由于此时还没有拿到实体，创建的信息可能不够准确，后期还需要进行调整；
后一种方式的优点在于，拿到期刊以后创建期格，格子的位置信息就比较充分了。
图书馆可以根据实际情况选择创建期格的方式。如果是小型图书馆，两个角色合二为一，就不需要考虑上述问题了。

4 我们先切换到dp2内务。
4.1点击常用窗口-种册窗，进入种册窗界面。

4.2首先我们利用种册窗第一行的检索面板检索出需要的期刊记录。比如我想为中文期刊“读者”创建期格。
在中文期刊库里，以题名为检索途径，匹配方式设置为精确一致，检索词输入框里输入期刊的刊名，“读者”，点击“检索”按钮，发起检索。

4.3系统检索到需要的记录后，装入该记录的书目。

4.4我们仔细核对书目记录的题名，责任者和出版发行项等字段内容，确认这就是需要的书目。

4.5我们先看一下相关的订购记录。
在种册窗的下半部分，点击“采购”进入订购属性页。
在订购属性页里，可以看到这批待验收对应的订购信息。这批订购的是2018年1月到6月的期，共12期，订购了2个复本。

5 现在，我们开始创建期格

5.1在种册窗的下半部分，点击“期”标签，进入期属性页。
现在期属性页里面是空白的。

5.2 进入记到界面
我们在空白处单击鼠标右键，从右键菜单，选择“记到”命令，系统弹出记到对话框。

5.3 增全期格
在记到对话框里，现在只有一个名为“自由”的期格子，蓝色区域是创建期格的区域。在记到对话框的任意处单击鼠标右键，从右键菜单里我们可以选择期下面的新增【后插】或者“增全【后插】”命令来增加期格。如果用“新增【后插】”命令，只会增加一行期格。如果使用增全【后插】命令，则会一次性创建订购记录对应的所有期格。
我们选择“增全【后插】”命令。这是增全期格常用的一个命令。

5.3.1 指定首期特征（介绍首期特征对话框。出版时间，期号，总期号，卷号）
系统弹出“请指定首期的特征”对话框。

在这个对话框里，首先需要确定出版时间。这个出版时间是指这一批记到的首期的名义出版时间，需要根据期刊上面的信息来设置为8个字符，要设置到日。理论出版时间可能和真实的出版时间有差异，但不要紧。如果从期刊上能找到明确的出版时间，就尽量按照这个时间来填写，比如第一期是 1 月 1 号，就填写 20170101，这样软件会自动为后面的期设定出版时间 20170201， 20170301 ... (假定这是月刊)。如果期刊上找不到这个信息，可以假定它是每个周期的第一天即可。

出版时间必须设置，并且同一种期刊每期的出版时间必须是唯一的，不同期格之间出版时间不能重复。

接下来设置期号，即当年的期号。一般期刊每年都会从1开始编号。如果是本年的第一期，这里填写1.期号不允许空缺。如果不填写验收时将无法区分验收的是哪一期。我们填写首期期号为1.

总期号，指从创刊以来的连续编号。比如期刊已经创建十几年了，期号已经编到几百号或者几千号都有可能。这个信息要从期刊上去找。如果没有，可以空缺。我们填写首期的总期号是第654期。

卷号，一般情况下期刊的卷号是一年一卷，从创刊那一年开始每年增加1卷。当年内所有期的卷号都是相同的。这个信息要从期刊上去找。如果没有，可以空缺。

5.3.2增全期行
以上都填好后，点击确定按钮，系统增全所有已建的期，显示“共新增12个期行”。

5.3.3 我们来观察刚才建立的期行。（介绍期行，期格，订购组，册格）

可以看到每行第一个的格子为黑色，黑色的格子是期格。现在一共有12个期格，代表12期。
我们以第一行为例来观察。期格上面显示2018，1，20180101，0/2，左下方有一组花括号，这代表这个期格是2018年的第一期的期格，出版时间2018.1.1，总共有2册需要验收，已验收0册。期格中间的圆圈代表验收状态，在验收的过程中，这个圆圈会发生相应变化。

期格右边的格子代表订购组，右上角显示英文字母a,是系统对当前订购组进行的编号。
订购组里说明了该组的渠道，经费来源，订购单价，订购时间范围，和订购批次号；
我们点击订购组格，这一组每一行对应的文字说明就显示出来。

订购组格后面用花括号括起来的两个格子表示这一组订购的册格。一格代表一册，便于后面进行记到操作。黄色？表示尚未验收。

我们往下看其他期行。系统根据我们设置的首行特征对其他期格进行了赋值。可以看到后面的期格里，出版时间系统自动设置为每月1号和16号。期数和总期数每期增加1.

5.3.4 如果想要修改某期信息，可以在需要修改的期格上直接双击鼠标，系统弹出期信息对话框。我们可以根据需要在里面修改相关的期信息字段内容。

5.3.5 增全后确定
期行都建立好后，点击“确定”，关闭记到对话框，回到种册窗。

6 增全期格后系统的变化
可以看到种册窗的期属性页里以黄色背景显示了刚才创建的期信息，并且每行期信息的前面显示为+号，此时每期的状态栏都是空白的，期数依次为1，2，3…….。黄色背景表示这些信息还没有正式保存到系统当中。

7 保存创建的期格
点击“全部保存”，系统保存创建的期刊记录。正常显示为白底色。
至此，期刊记到的创建期格部分就完成了。

8 记到时如果发现收到的期刊与期格不符，需要根据实际情况修改期格
8.1增刊时增加期格
比如，在收到第一期的同时如果收到了增刊，记到前需要先增加增刊的期格。我们在期信息的任意处单击鼠标右键，从右键菜单里点击记到，进入记到对话框。然后先选中第1期的期格，再单击鼠标右键，从右键菜单里选择期下面的“新增【后插】”命令。系统弹出“期信息”对话框，我们根据需要设置增刊的出版时间，期号和总期数。通常情况下增刊不参与期数计算，这时期号设置为“增刊”，总期数可以不填写。
点击“确定”，系统新增一行期格，期数为“增刊”。

8.2 合刊时删除期格
如果实际出版时出现合刊，则记到前需要根据实际情况删除不必要的期格，并对发生变化的期做出相应修改。
比如，如果实际出版时将第2期和第3期合并为一期，我们先双击第2期期格，修改期号为2/3，这样的设置体现了第2期与第3期合并。
然后第三期期格上单击鼠标右键，从右键菜单里选择期下面的“删除”，系统删除第三期期格的同时，相关的册格也会一并删除掉。

另外，创建期格时还可以为每一期创建期刊封面图像，这一部分内容将在其他相关视频中详细介绍。
本节内容就介绍到这里。谢谢大家！